Confluence – худшая система для проектного менеджмента, и следует всячески избегать использования системы в этих целях.
Получение отчетов из Confluence сравни подвигу, и у вам будет очень тяжело объяснить руководству, почему после приобретения корпоративной лицензии графики в отчетах стали выглядеть хуже, чем были в Excel. У графиков и диаграмм в Confluence отсутствуют привычные лейблы, и в целом они выглядят уебищно по сравнению MS Office, история изумительных по красоте графиков которого насчитывает уже лет эдак двадцать и ведет свое начало еще со времен MS Works.
И вот еще прикол. Если вы хотите зафиксировать ширину столбцов в таблице, то будьте добры раскошелится на плагин который позволяет так делать! Даже такие казалось бы примитивные вещи как графики Ганта – и то являются дополнением за отдельную плату. Вымогательство в чистом виде. Для выгрузки из Confluence мог бы помочь старый добрый sql запрос, да вот хрен. Хотя для работы Confluence и нужна база данных, система хранит там лишь пароли пользователей и прочую мелочевку, а вот сами веб страницы лежат в виде текстовых файлов, разбросанных по всей файловой системе сервера. Большинство современных добротных CMS систем хранят всю информацию в базе данных, и это отличие и делает Confluence по-идиотски уникальной системой. Вроде есть какие-то дополнения, позволяющие строить отчеты из Confluence, но я на сто процентов уверен что и они не удовлетворяют даже средним требованиям к отчетности.
Так что в этой инструкции я попытаюсь показать каким именно образом нужно организовать контент в Confluence и как его потом выгрузить в более-менее симпатичные отчеты с возможностью экспорта в Excel, где вы наконец и сможете построить графики и диаграммы в том виде, в каком их ждет любой здравомыслящий руководитель. Еще раз повторюсь, что на рынке полно специализированных систем для ведения проектов, в том числе и от Atlassian, так что если у вас есть возможность – не используйте для этого Confluence. Confluence создан для других целей… правда никто толком не может сказать, для каких именно.
Но если по какой-либо причине выбора у вас нет и приходится использовать Confluence, вот как нужно поступить, чтобы не платить ни копейки этим wiki-вымогателям.
Сначала создайте шаблон для страницы проекта. Каждый проект должен иметь свою собственную страницу, где основная информация о нем представлена в стандартной, одинаковой для всех проектов таблице. Эту таблицу нужно поместить в макрос Excerpt. Было бы здорово заключить в такой макрос каждое поле этой таблицы, но увы, макрос multi-excerpt – это платное дополнение. В Confluence любая, даже самая примитивная вещь магнетизирована, привыкайте.Все страницы проектов должны быть созданы по единому шаблону. Также в таблицу нужно добавить имя проекта, и оформить его как ссылку на страницу проекта. Ссылку лучше взять короткую из меню Tools – Links to this Page. Каждой странице с проектом нужно присвоить уникальный лейбл, например, номер проекта. Это станет идентификатором для пометки всех других страниц, связанных с этим проектом. Вся информация о ходе выполнения проекта должна заноситься в Confluence как запись в блоге. Каждая такая запись должна иметь два обязательных лейбла – тот самый идентификатор проекта к которому она относится и классификатор согласно принятому в вашей организации документообороту. Для IT-проектов рекомендуется использовать как минимум четыре классификатора – Достижение, Проблема, Риск и Следующий шаг. Чрезвычайно важно чтобы все записи в блоге Confluence, касающиеся того или иного проекта, имели лейблы с идентификатором проекта и одним из вышеуказанных классификаторов.
Теперь создайте отдельную страницу и разделите ее на секции с помощью макроса Section, по одной секции на каждый проект. Теперь разделите секцию на 5 колонок. В первую колонку с помощью макроса Excerpt Include добавьте Excerpt из страницы проекта. Остальные четыре колонки озаглавьте в соответствии с документооборотом, в данном примере это Достижение, Проблема, Риск и Следующие шаги. В каждую колонку добавьте макрос Blog posts и ограничьте в нем лейблы до номера конкретного
проекта и одного из шагов – достижения, проблемы и т.д. Поставьте перед каждым лейблом +, это сделает их обязательным условием выборки.
Скопипастите эту структуру по всей странице, соответствующим образом изменяя ссылки и лейблы для разных проектов. В результате на странице у каждого проекта должна появиться собственная секция с корректными настройками макросов.
Сохраните страницу и посмотрите какой получился отчет. Он собирает таблицы с данными о проектах из страниц проектов, т.е. если на странице проекта информация поменяется, то это отразится и в отчете. Он также собирает все записи в блоге относящиеся к конкретным проектам и помещает их в нужные колонки согласно классификации.
Если еще убрать эти дурацкие created by, No blog posts found, Blog Posts и тому подобные намертво зашитые в макросы пометки, заставляющие руководство брюзжать о том что даже отчеты нынче готовят в сраном Facebook, то получается вполне себе симпатичный отчетик! Если вы добавили в каждую табличку проекта ссылки на его страницу, как было сказано выше, то кликнув по ней можно провалиться на страницу нужного проекта. Также можно кликать на собранные записи в блоге, чтобы получить более детальную информацию о достижении или проблеме.
Все здорово, вот только экспортировать такой отчет в Excel практически невозможно. Для экспорта мы оформим страницу немного по-другому. Используя тот же самый метод сбора Excerpt со страниц проектов, создайте еще одну страницу, но на этот раз не используйте секции – просто сделайте отчет, который собирает таблицы с информацией о проектах в одну длинную линию. Такое представление данных сложно для восприятия человеком, а уж руководителем и подавно, так что относитесь к этой странице как к промежуточной.
Волшебство начнется когда вы выделите все данные на странице и скопируете их в Excel. На этом этапе Специальная вставка недоступна, так что просто копируйте
как есть. Теперь уже в Excel еще раз выделяем все строки, переходим на следующий лист, и используя Специальную вставку, транспонируем данные. Теперь сортируем все
в алфавитном порядке, и удаляем все повторяющиеся заголовки столбцов таблиц с данными о проектах, пришедшие из Confluence. В результате всего за пару минут мы перенесли всю информацию о проектах в Excel, а уж здесь для удовлетворения потребностей начальства на помощь придет вся мощь MS Office по созданию красивых диаграмм, графиков и отчетов.
Я хотел бы показать еще один отчет, но на этот раз не для руководителей, а для бухгалтеров. Создайте шаблон страницы бюджета, где в виде таблицы в одну строку поместите все данные, которые могут понадобятся финансовому отделу для расчета стоимости проекта, и оформите ее как Excerpt. Теперь в каждом проекте создайте по этому шаблону страницу Бюджет.
Теперь создайте еще один отчет, собирающий вместе Excerpt из всех страниц с бюджетом. В итоге получается еще один технический отчет, который нужно выделить
и скопировать в Excel. В Excel отсортируйте все по алфавиту и удалите повторяющиеся строки с заголовками столбцов.
Готово, теперь у вас есть отличный Excel файл со всеми финансовыми показателями по всем проектам, который бухгалтерия может использовать при расчете бюджета.
И пока они его считают, вежливо попросите добавить туда еще одну статью расходов на приобретение человеческого ПО для проектного менеджмента.