Отчеты и выгрузка из Confluence

Confluence — худшая система для проектного менеджмента, и следует всячески избегать использования системы в этих целях.



Получение отчетов из Confluence сравни подвигу, и у вам будет очень тяжело объяснить руководству, почему после приобретения корпоративной лицензии графики в отчетах стали выглядеть хуже, чем были в Excel. У графиков и диаграмм в Confluence отсутствуют привычные лейблы, и в целом они выглядят уебищно по сравнению MS Office, история изумительных по красоте графиков которого насчитывает уже лет эдак двадцать и ведет свое начало еще со времен MS Works.
И вот еще прикол. Если вы хотите зафиксировать ширину столбцов в таблице, то будьте добры раскошелится на плагин который позволяет так делать! Даже такие казалось бы примитивные вещи как графики Ганта — и то являются дополнением за отдельную плату. Вымогательство в чистом виде. Для выгрузки из Confluence мог бы помочь старый добрый sql запрос, да вот хрен. Хотя для работы Confluence и нужна база данных, система хранит там лишь пароли пользователей и прочую мелочевку, а вот сами веб страницы лежат в виде текстовых файлов, разбросанных по всей файловой системе сервера. Большинство современных добротных CMS систем хранят всю информацию в базе данных, и это отличие и делает Confluence по-идиотски уникальной системой. Вроде есть какие-то дополнения, позволяющие строить отчеты из Confluence, но я на сто процентов уверен что и они не удовлетворяют даже средним требованиям к отчетности.
Так что в этой инструкции я попытаюсь показать каким именно образом нужно организовать контент в Confluence и как его потом выгрузить в более-менее симпатичные отчеты с возможностью экспорта в Excel, где вы наконец и сможете построить графики и диаграммы в том виде, в каком их ждет любой здравомыслящий руководитель. Еще раз повторюсь, что на рынке полно специализированных систем для ведения проектов, в том числе и от Atlassian, так что если у вас есть возможность — не используйте для этого Confluence. Confluence создан для других целей… правда никто толком не может сказать, для каких именно.
Но если по какой-либо причине выбора у вас нет и приходится использовать Confluence, вот как нужно поступить, чтобы не платить ни копейки этим wiki-вымогателям.
Сначала создайте шаблон для страницы проекта. Каждый проект должен иметь свою собственную страницу, где основная информация о нем представлена в стандартной, одинаковой для всех проектов таблице. Эту таблицу нужно поместить в макрос Excerpt. Было бы здорово заключить в такой макрос каждое поле этой таблицы, но увы, макрос multi-excerpt — это платное дополнение. В Confluence любая, даже самая примитивная вещь магнетизирована, привыкайте.Все страницы проектов должны быть созданы по единому шаблону. Также в таблицу нужно добавить имя проекта, и оформить его как ссылку на страницу проекта. Ссылку лучше взять короткую из меню Tools — Links to this Page. Каждой странице с проектом нужно присвоить уникальный лейбл, например, номер проекта. Это станет идентификатором для пометки всех других страниц, связанных с этим проектом. Вся информация о ходе выполнения проекта должна заноситься в Confluence как запись в блоге. Каждая такая запись должна иметь два обязательных лейбла — тот самый идентификатор проекта к которому она относится и классификатор согласно принятому в вашей организации документообороту. Для IT-проектов рекомендуется использовать как минимум четыре классификатора — Достижение, Проблема, Риск и Следующий шаг. Чрезвычайно важно чтобы все записи в блоге Confluence, касающиеся того или иного проекта, имели лейблы с идентификатором проекта и одним из вышеуказанных классификаторов.
Теперь создайте отдельную страницу и разделите ее на секции с помощью макроса Section, по одной секции на каждый проект. Теперь разделите секцию на 5 колонок. В первую колонку с помощью макроса Excerpt Include добавьте Excerpt из страницы проекта. Остальные четыре колонки озаглавьте в соответствии с документооборотом, в данном примере это Достижение, Проблема, Риск и Следующие шаги. В каждую колонку добавьте макрос Blog posts и ограничьте в нем лейблы до номера конкретного
проекта и одного из шагов — достижения, проблемы и т.д. Поставьте перед каждым лейблом +, это сделает их обязательным условием выборки.
Скопипастите эту структуру по всей странице, соответствующим образом изменяя ссылки и лейблы для разных проектов. В результате на странице у каждого проекта должна появиться собственная секция с корректными настройками макросов.
Сохраните страницу и посмотрите какой получился отчет. Он собирает таблицы с данными о проектах из страниц проектов, т.е. если на странице проекта информация поменяется, то это отразится и в отчете. Он также собирает все записи в блоге относящиеся к конкретным проектам и помещает их в нужные колонки согласно классификации.
Если еще убрать эти дурацкие created by, No blog posts found, Blog Posts и тому подобные намертво зашитые в макросы пометки, заставляющие руководство брюзжать о том что даже отчеты нынче готовят в сраном Facebook, то получается вполне себе симпатичный отчетик! Если вы добавили в каждую табличку проекта ссылки на его страницу, как было сказано выше, то кликнув по ней можно провалиться на страницу нужного проекта. Также можно кликать на собранные записи в блоге, чтобы получить более детальную информацию о достижении или проблеме.
Все здорово, вот только экспортировать такой отчет в Excel практически невозможно. Для экспорта мы оформим страницу немного по-другому. Используя тот же самый метод сбора Excerpt со страниц проектов, создайте еще одну страницу, но на этот раз не используйте секции — просто сделайте отчет, который собирает таблицы с информацией о проектах в одну длинную линию. Такое представление данных сложно для восприятия человеком, а уж руководителем и подавно, так что относитесь к этой странице как к промежуточной.
Волшебство начнется когда вы выделите все данные на странице и скопируете их в Excel. На этом этапе Специальная вставка недоступна, так что просто копируйте
как есть. Теперь уже в Excel еще раз выделяем все строки, переходим на следующий лист, и используя Специальную вставку, транспонируем данные. Теперь сортируем все
в алфавитном порядке, и удаляем все повторяющиеся заголовки столбцов таблиц с данными о проектах, пришедшие из Confluence. В результате всего за пару минут мы перенесли всю информацию о проектах в Excel, а уж здесь для удовлетворения потребностей начальства на помощь придет вся мощь MS Office по созданию красивых диаграмм, графиков и отчетов.
Я хотел бы показать еще один отчет, но на этот раз не для руководителей, а для бухгалтеров. Создайте шаблон страницы бюджета, где в виде таблицы в одну строку поместите все данные, которые могут понадобятся финансовому отделу для расчета стоимости проекта, и оформите ее как Excerpt. Теперь в каждом проекте создайте по этому шаблону страницу Бюджет.
Теперь создайте еще один отчет, собирающий вместе Excerpt из всех страниц с бюджетом. В итоге получается еще один технический отчет, который нужно выделить
и скопировать в Excel. В Excel отсортируйте все по алфавиту и удалите повторяющиеся строки с заголовками столбцов.
Готово, теперь у вас есть отличный Excel файл со всеми финансовыми показателями по всем проектам, который бухгалтерия может использовать при расчете бюджета.
И пока они его считают, вежливо попросите добавить туда еще одну статью расходов на приобретение человеческого ПО для проектного менеджмента.


Опубликовано Формат ВидеоРубрики AtlassianМетки , , lifehack, как, howto, customware, база, выгрузка, отчеты, blog, как убрать, как исправить, how, запрос, adaptisvist, posts, экспорт, CMS, section, column, izzylaif, tv, excerpt, macro, как сделать, excel, попрошайничество, лайфхак, atlassian, easy life, данных, wiki, izzy laif, как починить, sql, вымогательство

Комментарии:

Добавить комментарий